パワーポイントは、プレゼンテーション作成ソフトです。相手に対して何かを伝えたり説明したりするための資料を作成することが役割なので、デザインを考える上でも、相手から見やすいか、というのはとても大切な考え方です。

どの様なポイントに気を付けると相手から見やすく、伝わりやすい資料になるか、ピックアップして解説します。

１．文章を詰め込み過ぎないようにする

スライドショーで使用する資料なのか、印刷して配布する資料なのかによっても適切な文量は異なりますが、1枚のスライドに文字情報を増やし過ぎることは避けた方が良いでしょう。

パワーポイントは見せる資料作成が得意です。細かい補足は他の手段で伝えることを想定した方が、相手にとっても見やすい資料になります。

２．数値は表やグラフにする

数値を比較したり、推移を示したりする場合には、表やグラフにされていると視覚的に伝わりやすい資料になります。また、表やグラフの中でも特に着目して欲しいポイントがどこか分かりやすいように、色分けやサイズなどで表現するのも良いでしょう。

３．アニメーションの使用頻度

使いすぎは注意！

各スライドの切り替えや、スライド内の要素表示に設定出来るアニメーション。相手の注意を引いて飽きさせない効果がありますが、使いすぎると逆に注意散漫にさせてしまうこともあります。例えば全てのテキストボックスや図表にそれぞれアニメーションを設定するより、特に重要な箇所にアニメーション設定を絞るような使い方が有効です。

４．1枚のスライドに1つのメッセージ

1枚のスライドの中にいくつものメッセージを込めようとすると、スライドの内容が複雑になり、分かりにくく伝わりにくくなってしまいます。逆に、何もメッセージが無いスライドが続くと、冗長なプレゼンテーションになってしまいます。

伝えたい、表現したいことが何なのか。またそれを伝えるためには何の要素を示すことが必要か。初めから設計して作成するのが難しくても、時々見直して修正していくと良いでしょう。

５．プレゼンテーションのカラーテーマ

カラーテーマが、プレゼンテーションの内容とマッチしているか、自分の伝えたいことのイメージと合致するかが大切です。例えば、とにかく格好いいプレゼンテーションにしたくて、シンプルにモノトーンで統一したとします。しかし内容は自然環境保護の啓発であれば、ミスマッチかもしれません。モノトーンだと、一番伝えたいことが何なのかパッと見分かりにくくなることもあります。

伝わりやすくするためには？

これは伝えたい、という事柄を伝えやすくするためには、ベースカラーと別に差し色があると良いでしょう。ただしカラフル過ぎても、逆に何を強調されているのか伝わり辛くなります。一般的には、最大3色程度までの使用が、何かを認知させるには理想的だとされています。